۱۲ کار که باید زمان انبارگردانی انجام داد

مراحل انبارگردانی

انبارگردانی دارای 12 مرحله اصلی است که به شرح زیر هستند:

1- تعیین سرپرستی برای انجام عملیات هماهنگی و شمارش کالاها و کنترل گروه.

2- تهیه وسایل مورد نیاز اولیه برای انبارگردانی از جمله فرم شمارش ابزارهای شمارش و مربوط به انبارگردانی.

3- گردآوری گروهی برای شمارش (لازم است که آموزش های لازم در این زمینه به افراد ارائه شود).

4- بررسی کلیه انبارها از لحاظ قرارگیری صحیح کالاها و ارزیابی کامل مشخصات کالاهای موجود در آن. 

5- شناسایی و تفکیک کالاهای قابل شمارش و سالم، بررسی موجودی های امانی، اسقاط و …

6- قبل از شروع عملیات انبارگردانی، آخرین سند رسید و حواله انبار ثبت شود.

7- اعلام روز انبارگردانی به همه قسمت های شرکت.

8- عدم اجازه ورود یا خروج کالا از انبار بدون نظارت و هماهنگی قبلی.

9- مطابق کردن برگه های شمارش انبار با حساب های دفاتر آن.

10- تایید و امضا برگه های شمارش به واسطه سرپرست شمارش، علاوه بر آن، صورت های شمارش و صورت جلسات نیز باید توسط هماهنگ کننده گروه امضا و تایید شوند. 

11- تهیه گزارش از نحوه انجام انبارگردانی و تایید آن توسط هماهنگ کننده و معاون مالی.

12- ارائه موارد مهمی که حسابرس در انبارگردانی به آن ها نیاز دارد.

در ادامه قصد داریم این 12 کار که باید در زمان انبارگردانی انجام داد را مورد بررسی قرار دهیم.

1. تعیین سرپرست برای انجام شمارش و هماهنگی

بهتر است هنگام دسته بندی و شمارش کالاهای انبار، یکی از کارکنان را مسئول این کار کنید که دقت کار بالا رود. برای این منظور، بهتر است استفاده از تلفن و دیگر مواردی که موجب حواس پرتی کارکنان می شود را ممنوع کنید. 

2. تهیه وسایل مورد نیاز انبارگردانی

فراهم کردن نیازهای اولیه انبارگردانی مثل فرم های شمارش ابزار کار شمارش و … 

3. جمع آوری گروه شمارش

برای شمارش دقیق کالاهای موجود در انبار، لازم است که گروهی برای این منظور جمع آوری شود. قبل از شروع کار بهتر است که آموزش های لازم برای برنامه شمارش مثل شروع و پایان کار، انواع موجودی، موقعیت مکانی هر کالا، تعیین وظیفه برای هر فرد، تعداد دفعات شمارش و نحوه بررسی مغایرت بین شمارش های مختلف به افراد ارائه شود. 

برای کاهش خطا و بیشتر شدن دقت کار می توان از تکرار دفعات شمارش موجودی انبار استفاده کرد. در ادامه انواع میزان شمارش کالا در انبارگردانی را به اختصار شرح می دهیم.

تک شمارشی 

در صورت شمارش کالاهای انبار و عدم مغایرت آن با عدد ثبتی در کاردکس، موجودی انبار تایید می شود. اما اگر عدد شمارش با موجودی کاردکس متفاوت باشد، باید شمارش دوم اتفاق بیفتد. 

دو شمارشی

اگر شمارش دوم با شمارش اول برابر باشد، مقدار شمارش تایید خواهد شد و به عنوان موجودی صحیح انبار ثبت می شود. اگر بین شمارش اول و دوم نیز تفاوت باشد، باید شمارش سوم انجام شود. 

سه شمارشی

در دور سوم شمارش، عدد به دست آمده معتبر محسوب می شود و به عنوان موجودی صحیح ثبت خواهد شد. 

برای هر سه حالت ذکر شده مقداری درصد مغایرت در نظر گرفته می شود که می توان از آن چشم پوشی کرد. اما اگر در پایان شمارش کسری موجودی باشد، باید سند کسری صادر شود. در صورت اضافه بودن موجودی نیز باید سند مازاد تهیه کرده تا در نهایت سند تعدیل آماده شود. 

4. بررسی انبار از لحاظ قرارگیری صحیح کالا

بررسی کلیه انبارها از لحاظ استقرار صحیح اجناس و بررسی مشخصات کامل موجودی ها.

5. شناسایی و تفکیک کالاهای قابل شمارش

تفکیک اقلام قابل شمارش به سالم، موجودی های امانی، اسقاط و … 

6. نوشتن شماره آخرین رسید و حواله انبار قبل از شروع انبارگردانی

حتما قبل از شروع انبارگردانی آخرین شماره سند رسید و حواله انبار را یادداشت کنید، این امر به بالا رفتن دقت کار کمک فراوانی می کند. 

7. اعلام روز انبارگردانی به همه قسمت های شرکت

به دلیل طولانی بودن زمان انبارگردانی، بهتر است روزی را انتخاب کنید که کاملا سرتان خلوت باشد. علاوه بر آن توجه به کافی بودن منابع در آن روز نیز ضروری است. برای انجام این کار بهتر است از قبل برنامه ریزی داشته باشید، چرا که ممکن است حین کار مجبور به توقف عملیات فروش شوید، لذا حتما باید روز انبارگردانی را به همه قسمت های شرکت اعلام کرد. 

8. عدم اجازه ورود و خروج کالاها از انبار بدون هماهنگی و نظارت

بدون نظارت و هماهنگی قبلی کالایی را از انبار خارج یا وارد انبار نکنید

9. مطابقت برگه های شمارش با حساب های دفتر انبار

داده های دقیق، اطلاعات ضروری انبار است. مطابقت برگه های شمارش با حساب های دفتری به شما کمک می کند که مغایرت بین حساب های دفتر و انبار را بررسی کنید. 

10. تایید و امضا برگه های شمارش توسط سرپرست

برای بررسی دقیق موجودی کالاهای انبار، باید برگه های شمارش به واسطه سرپرست شمارش تایید و امضا شوند. 

11. تهیه گزارش از نحوه انبارگردانی

پس از انبارگردانی گزارش عملیات را بصورت صورت جلسه درآورده و باید به امضای هماهنگ کننده و معاون مالی برسد.

12. موارد مورد نیاز انبارگردانی برای حسابرس

حسابرس برای انجام کارهای حسابرسی به مواردی مثل دستورالعمل انبارگردانی، آخرین حواله و رسید انبار، آخرین فاکتور فروش و دیگر موارد نیاز دارد.

فرایند انبارگردانی انواع مختلفی از جمله انبارگردانی سالانه، میان دوره و رندوم یا موردی است که در ادامه هر کدام را به اختصار شرح می دهیم.

انبارگردانی سالانه

این روش انبارگردانی سالی یکبار است که آن هم در پایان سال انجام می شود. در این روش همه کالاهای انبار شمرده می شوند که بتوان موجودی آن را به سال بعد انتقال داد.

انبارگردانی میان دوره

معمولا در این روش انبارگردانی شمارش کالاها مثل روش سالانه است، اما تفاوت کار در این خواهد بود که شمارش اجناس در پایان نیم سال اول انجام می شود.

انبارگردانی رَندوم یا موردی

بازه زمانی انجام این روش انبارگردانی کوتاه تر از موارد فوق است، این امر برای اطمینان حاصل کردن از کالاهای ثبت شده در موجودی انبار انجام می شود. در این روش همه کالاها به صورت کامل شمرده نمی شوند، بلکه تعدادی از آن ها به صورت رندوم برای شمارش انتخاب خواهند شد. به کمک این موضوع می توان مغایرت کاردکس موجودی انبار را بررسی کرد.

برخی از مراحل اجرایی در انبارگردانی

هر کسب و کار برای انبارگردانی مراحل متفاوت و خاص به خود را دارد. اما برخی مراحل در همه کسب و کارها قابل اجرا است که برخی از آن ها به شرح زیر هستند:

تهیه پرینت از فهرست موجودی انبار

این امر موجب کسب اطمینان و اطلاع از جدیدترین سوابق موجودی انبار می شود.

دسته بندی موجودی

معمولا دسته بندی های مختلفی از موجودی کالاها وجود دارد، لذا با دسته بندی موجودی ها می توانید موجودی های فروخته شده ای که هنوز به مشتری تحویل داده نشده را شناسایی و کنار بگذارید.

همچنین می توان کالاهای فاسد شده یا آسیب دیده را ارزیابی کرده و لیستی از آنها برای تصمیم گیری در تغییر وضعیتشان تهیه کنید.

ثبت موجودی انبار را با حدس و گمان تعیین نکنید

شمارش دقیق موجودی انبار یکی از مهم ترین گزینه ها در انبارگردانی است. برای بالا رفتن دقت در کار و جلوگیری از دوباره کاری در شمارش، بهتر است کالاها را علامت گذاری کنید. توجه به اینکه اجناس فروخته شده در محدوده کالاهای شمارش نشده باشد نیز موضوع مهمی است.

ارزیابی صحت شمارش موجودی

بعد از شمردن موجودی، باید شمارش خود را با سوابقی که از قبل چاپ کرده اید، تایید کنید. وجود هر نوع اختلاف باید ثبت و بررسی شود.

به روز کردن سوابق موجودی

پس از انجام همه اقدامات ذکر شده، وقت آن رسیده که نتایج شمارش را به روز کنید.

سیستم مدیریت انبار

این سیستم بسته به اندازه و ماهیت هر سازمان انواع مختلفی دارد. سیستم فروش این فناوری، موجودی کالا را در اختیار دارد که طی هر فروش میزان آن کاهش می یابد. زمانی که کالا رو به اتمام است، هشداری مبنی بر اتمام موجودی به کاربر خواهد داد که بتوان در فرصتی مناسب موجودی کالا را به روز کرد.

کلام آخر

طبق استانداردهای حسابداری باید انبارگردانی در شرکت های بازرگانی، صنعتی و تولیدی را حداقل سالی یکبار انجام داد. در این مقاله سعی بر آن داشتیم که شما را با مراحل انبارگردانی و نکات قابل توجه آن آشنا کنیم. امیدوارم با استفاده از اطلاعات این مطلب بتوانید انبارگردانی با دقت بالایی را ارائه دهید.