چگونه سابقه معاملاتی خود را نگه داریم؟

یکی از چالش های پیش روی شرکت ها و موسسه ها، تسلط به سابقه معاملاتی است. این سابقه باید به دقت تهیه و سپس نگهداری شود. کوچکترین اهمال و خطا باعث عواقب جبران ناپذیری می شود. سابقه معاملاتی، حاصل عملکرد چندین مجموعه است. پس برای تهیه آن باید دقت بالایی داشته باشیم. بعد از مرحله ثبت نوبت به نگهداری می رسد. هدف از نگهداری سابقه معاملاتی این است که اسناد کسب و کار خود را برای مواقع ضروری داشته باشیم.

یکی از موارد ضروری، درخواست سازمان امور مالیاتی است؛ مبنی بر ارائه این مدارک. میتوان از دیگر کاربرد های آن، به همراهی در امر مشاوره و مدیریت اشاره کرد. 

سابقه معاملاتی چیست و چه اهمیتی دارد؟

سابقه معاملاتی، گزارشی جامع از تمامی امور مالی و معاملاتی یک شرکت یا موسسه است. سابقه معاملاتی توسط حسابدار شرکت تنظیم و نگهداری می شود. نگهداری سابقه معاملاتی، اصلی مهم و ضروری در کسب و کارها است.

نگهداری صحیح از سوابق مالی، نیاز به نیروهای متخصص دارد. سابقه معاملاتی اغلب یکی از اجزای گزارش مالی سالیانه یک شرکت شمرده می شود. سپس با ثبت تمامی فعالیت های مالی مثل معاملات، نقدینگی، هزینه ها، سود و زیان و… اهمیت زیادی در اداره امور دارد. با دانستن موارد نام برده شده، اطلاعات کاملی از میزان دارایی، بدهی ها، حقوق و سهام کارکنان به دست می آید. بنابراین با نگهداری سابقه معاملاتی می توان به تمام جنبه های مالی شرکت دسترسی پیدا کرد.

آشنایی با اصطلاحات کاربردی در نگهداری سابقه معاملاتی:

• گزارش سود و زیان 

در این مورد تمامی تجزیه تحلیل های حسابداری گزارش می شوند. با بررسی این گزارش میزان سود و زیان شرکت در دراز مدت به دست می آید. مدیران شرکت به دنبال عوامل هر کدام از سود یا زیان خواهند بود. ارائه دلایل منطقی و قانع کننده برای آنها بسیار ارزشمند و کاربردی خواهد بود. 

• ترازنامه

گزارشی است از میزان دارایی ها و بدهی های یک شرکت. این گزارش مبنای مقایسه دارایی و بدهی خواهد بود. باید این نکته را در نظر داشته باشیم که دارایی بیشتر از بدهی، مطلوب هر کسب و کاری است. اگر نتایج برعکس باشد و بدهی ها بیشتر باشند، باید به فکر راه حل بود.

• گردش نقدینگی

یک گزارش خوب از جریان نقدینگی اهمیت بالایی دارد. بررسی منبع وجوه نقد و میزان مصرف آن در طول سال، بسیار کمک کننده خواهد بود.

ثبت سابقه مالی چگونه به مدیریت یک شرکت یا موسسه کمک می کند؟

مدیریت شرکت یا موسسه دارای پیچیدگی های زیادی است. یکی از حرفه هایی که می تواند کار مدیریت را آسان تر بکند، حسابداری است. در این مقاله سعی شد اطلاعات کافی در مورد سابقه معاملاتی به شما داده شود. حسابداران با ثبت و نگهداری سابقه معاملاتی یکی از وظایف مهم خود را در کسب و کارها انجام می دهند. این کار با داشتن اطلاعات کافی در مورد ورودی و خروجی های شرکت، عملی است.

مدیریت شرکت وابستگی زیادی به امور مالی خود دارد. طوری که بدون دانستن عملکرد اقتصادی خود، عملا کاری از پیش نمی برد. علاوه بر آن باید بدانیم که هدف مدیران شرکت برای ماه یا سال آینده چیست. با داشتن تمام این موارد مثل قطعات پازل در کنار هم، میتوان به بهترین مدیریت دست یافت.

1. جمع آوری کامل داده ها

 داده ها برای یک حسابدار شامل داده های مالی، مالیاتی و خدماتی می شود. اینجا تمرکز ما داده های مالی است. داده هایی مثل میزان هزینه و درآمد، سود و زیان و … . این داده ها توسط شرکت های حسابداری، جمع آوری شده و نگهداری می شود.

1. تحلیل و بررسی داده ها 

مرحله تجزیه و تحلیل داده ها، مرحله ای مهم در تنظیم و نگهداری سابقه معاملاتی است. حسابداران با تجزیه و تحلیل داده های جمع آوری شده، به نتایج مهمی می رسند. برای اتفاقات گذشته، دنبال دلیل و برای آینده، دنبال پیش بینی هستند.  

1. ایده پردازی

با نتایج به دست آمده از دو بخش قبلی، ایده پردازی ها شروع می شود. ارائه پیش بینی ها به مدیر شرکت،  باعث آسان شدن تصمیم گیری او خواهد شد. 

نحوه ثبت سابقه مالی

همان طور که می دانید، تمامی مودیان بعد از ثبت شرکت خود موظف به انجام کارهایی هستند. یکی از این کارها ثبت سابقه مالی است. این امر البته از کارهای اولیه نیست و بعد از گذشت مدتی انجام می شود. انجام این کار نیاز به پیشینه خوب کسب و کار شما دارد. هر چه کسب و کار شما وسیع تر باشد، ثبت و نگهداری سابقه معاملاتی پیچیده تر خواهد بود.

ثبت سابقه معاملاتی با تمام جزئیات توسط حسابدار شرکت یا موسسه انجام می گیرد. توجه به تمام جزئیات مدارک و اسناد، ضروری است. اگر حسابدار به اندازه کافی متبحر و با تجربه باشد، این سابقه معاملاتی مرجعی برای کارهای مختلف خواهد شد.

شرکت آرمان ناب با در نظر داشتن نیاز شما عزیزان از ثبت صحیح سابقه مالی، خدمات متنوعی ارائه می دهد. برای مدیریت و ثبت سوابق معاملاتی، فعالیت های زیر باید با دقت فراوان انجام شوند:

• بررسی و تجزیه و تحلیل فاکتورهای معاملات
• مشاوره مالی و حسابداری
• مدیریت منابع مالی شرکت
• تهیه و ارسال اظهارنامه های مالیاتی مختلف
• تهیه گزارش های مالی
• تهیه لیست بیمه و مالیات حقوق پرسنل
• ثبت کد اقتصادی و اخذ گواهی مالیات بر ارزش افزوده

تمام این موارد را می توانید با گرفتن خدمات ویژه آرمان ناب دریافت کنید. استقرار حسابدار یکی از برترین خدمات این شرکت است که می توانید آن را برای ثبت سابقه مالی خود سفارش دهید. استقرار حسابدار به این شکل است که می توانید بصورت تمام وقت یا پاره وقت حسابداری کاربلد را برای شرکت خود در اختیار داشته باشید. برخی از فعالیت های این حسابدار عبارت اند از:

• برآورده ساختن الزامات قانونی
• نگهداری سابقه معاملات تجاری 
• به اشتراک گذاری نتایج
• تسهیل تصمیم گیری ها برای مدیریت شرکت

بهترین راه حل برای ثبت و نگهداری سابقه معاملاتی چیست؟

با رعایت چند نکته ساده، تمامی موارد گفته شده به راحتی قابل دستیابی خواهد بود. اولین نکته داشتن نظم گروهی در انجام وظایف است. با این کار، شما بار سنگینی را از دوش حسابدار بر می دارید. دومین مورد داشتن حسابداری مورد اطمینان و حرفه ای است. با مراجعه به شرکت حسابداری آرمان ناب میتوانید از بهترین حسابداران شهر تهران کمک بگیرید.

این شرکت با داشتن تیمی قوی در تمام زمینه های حسابداری، بهترین ارائه دهنده خدمات در این زمینه است. اتفاقا سومین نکته مهم در مدیریت مسائل مالی، همین تیمی کار کردن اعضا است. شرکت آرمان ناب با در نظر داشتن این نکته، تغییر چشمگیری در بخش حسابداری شما ایجاد خواهد کرد.

جمع بندی 

نگهداری سابقه معاملاتی، یکی از ده ها امور حسابداری است. اگر مقاله های قبلی را هم مطالعه کرده باشید، حتما با گستردگی خدمات حسابداری آشنا شده اید. ثبت و نگهداری سابقه معاملاتی از مهم ترین مسائل شرکت است که بتواند برای پیشرفت خودش برنامه بریزد.

مدیریت موسسه یا شرکت بدون در دست داشتن راهنمایی مناسب، در  تصمیم گیری های مهم، ضعیف عمل خواهد کرد. شرکت آرمان ناب، یکی از مشاورین و راهنمایان شما در این زمینه خواهد بود. در واقع با پیش بینی وضعیت اقتصادی و تحلیل عملکرد سالیانه، دقیق ترین راهنمایی ها را انجام می دهد. برای کسب اطلاعات بیشتر با کارشناسان ما در وبسایت در ارتباط باشید.