از مهم‌ترین اقدامات هر شرکت و مؤسسه می‌توان به پلمپ دفاتر قانونی اشاره کرد. معمولاً در پایان هر سال مالی، همه افرادی که در زمینه حسابداری و مالیات فعالیت دارند اضطراب زیادی را در آن روز دارند که برخی از آن‌ها به مشکلاتی بر خواهند خورد.
این افراد باید تمام حساب‌های خود را ببندند و گزارش‌های مربوط به دوره مالی آن بازرگانی را به استفاده کنندگان ارائه دهند. در آخر نیز این اشخاص باید روند درخواست تقاضای پلمپ دفاتر و دفاتر قانونی را طی کنند. برای این کار باید یک سری اقدامات را انجام داده و مدارک مورد نیاز را بر اساس نوع شخص ارائه دهید.
اگر شما هم به خدمات مالی نیاز دارید، شرکت حسابداری آرمان ناب با ارائه خدمات مالیاتی و حسابداری، مشاوره حسابداری و … آماده یاری شما در این زمینه است. کافیست تا با ما تماس بگیرید.
ضرورت پلمپ دفاتر قانونی
قانون‌گذاران برای پلمپ دفاتر قانونی تجاری ارزش زیادی قائل شده‌اند که بین تجار این دفاتر سندیت خواهند داشت. این قوانین برای جلوگیری از تقلب در وارد کردن بعضی اقلام، به تاریخ‌های تشریفاتی گذاشته شده است که باعث میشود تاجران نتوانند ارقامی را در دفاتر خود وارد کنند.
در ماده 11 قانون تجارت در مورد دفاتر مذکور در ماده 6 به استثنا دفاتر کپی قبل از ثبت هرکدام از آن‌ها توسط نمایندگان اداره ثبت و امضا میشود.
حق امضا برای هر صد صفحه با کسر آن‌ها، دو ریال و بعلاوه مشمولان ماده 135 قانون ثبت اسناد خواهد بود. همچنین دفاتر روزنامه، دارایی و کل و همچنین هر دفتر قانونی که داشتن آن را وزارت دادگستری لازم می‌داند، باید قبل از آن چیزی در آن درج شود و به‌وسیله نمایندگان اداره ثبت کل مهر و امضا خواهد شد.
چه زمانی باید برای دفاتر پلمپ اقدام کرد؟
یکی از مهم‌ترین مسائل مالیاتی شرکت درخواست پلمپ دفاتر قانونی در زمان مناسب است. برای اخذ دفاتر پلمپ شده باید هر سال قبل از آن سال، در واقع پیش از شروع سال مالی جدید، افراد می‌توانند اقدام به دریافت دفاتر قانونی کنند.
به طور مثال دفاتر پلمپ شده سال 98 تا پایان اسفند سال 97 باید اقدامات لازم را انجام دهند. درصورتی‌که تمامی صفحات دفاتر پیش از پایان سال مالی تمام شده‌اند و نیاز به‌دفعات جدید است، باید دفاتر جدیدی اخذ نمایند.
یکی از مهم‌ترین نکاتی که برای شرکت‌ها از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است، زمانی که برای پلمپ دفاتر خود اقدام می‌کنید باید از زمان و موقعیت آن مطلع شوید. به‌طورکلی مدت‌زمان پلمپ دفاتر قانونی همیشه قبل از سال مالی انجام میشود.
اگر اتفاقی برای شرکت شما افتاده و در سال مالی جدید رخ‌داده است باید برای ثبت دفاتر پلمپ اقدامات لازم را انجام دهید. تمامی این شرایط برای شرکت‌ها الزامی است؛ زیرا کمک می‌کند تا از یکسری مشکلات احتمالی و بروز مداخله‌ها جلوگیری کرد.
بیشتر بخوانید: صورت معاملات فصلی
برای دفاتر پلمپ شرکت ها به چه مدارکی نیاز است؟
برای انجام پلمپ دفاتر باید یک سری از مدارک را آماده کنید. این مدارک برای اشخاص حقوقی و حقیقی فرق می‌کند که در ادامه توضیح خواهیم داد.
مدارک الزامی برای اشخاص حقیقی جهت اخذ پلمپ دفاتر قانونی
- کپی کارت ملی شخص متقاضی
- کپی پروانه کسب یا مجوز فعالیت کسبی شرکت
مدارک الزامی برای اشخاص حقوقی جهت اخذ پلمپ دفاتر قانونی
- ارائه کپی کارت ملی مدیرعامل به همراه مهر شرکت
- کپی روزنامه کثیرالانتشار تأسیس شرکت
- کپی و ارائه آخرین وضعیت و تغییرات ثبتی شرکت در روزنامه رسمی در صورت وجود تغییرات
- معرفی‌نامه یا وکالت‌نامه برای نماینده درصورتی‌که نماینده یا وکیل برای پلمپ دفاتر قانونی معرفی شده است.
چه مواردی باعث رد شدن دفاتر پلمپ می شوند؟
دلایلی که باعث رد پلمپ دفاتر شرکت شما خواهد شد شامل موارد زیر میشود:
- استفاده دوباره از دفاتر سال‌های مالی قبل
- ثبت هرگونه اطلاعات اشتباه و غیرواقعی
- ثبت نکردن فعالیت‌های مربوط به شعبات شرکت
- گذاشتن صفحات سفید بسیار زیاد یا سفید ماندن تمامی صفحات برای سو استفاده کردن
- عدم ثبت یک یا چند فعالیت کاری
- پاک‌کردن، تراشیدن، مخدوش و محو کردن مندرجات
- دارای یک یا چند برگ بودن دفاتر
بیشتر بخوانید: تحریر دفاتر قانونی
جریمه دیرکرد یا عدم ارائه دفاتر پلمپ چقدر است؟
اشخاص حقیقی و حقوقی باتوجه‌به ماده 193 قانون مالیات‌های مستقیم، موظف به نگهداری دفاتر قانونی هستند. در صورت تسلیم دفاتر خود یا ترازنامه و حساب سود زیان خود را اعلام نکنند. 20% مالیات برای هر یک از موارد جریمه خواهند شد.
در صورت رد پلمپ دفاتر قانونی خود، 10% جریمه می‌شوند. عدم تسلیم اظهارنامه حساب سود و زیان و ترازنامه در دوره معافیت موجب استفاده نکردن از معافیت مقرر در سال مال خواهد شد. به همین دلیل می‌توان دفاتر را در کرد و یا در بهترین وضعیت 10% جریمه را پرداخت کنند.
چگونه برای دفاتر پلمپ درخواست بدهیم؟
برای پلمپ دفاتر تجاری خود باید به سایت سازمان ثبت‌اسناد و املاک کشور ایران مراجعه کنید و در قسمت‌پذیرش اظهارنامه پلمپ دفاتر، باید اطلاعات شخص حقوقی یا حقیقی را برای متقاضی در فرم مربوطه وارد کرد.
اشخاص حقیقی و حقوقی در این بخش اطلاعات متفاوتی را نسبت به هم دارند که باید به‌صورت دقیق آن‌ها را وارد کنید. در ادامه گام‌های پلمپ دفاتر قانونی را توضیح خواهیم داد.
ثبت اطلاعات شخص متقاضی برای پلمپ دفاتر
تعیین نوع شخصیت برای متقاضی الزامی است. اولین گام برای پلمپ دفاتر باید نوع شخص متقاضی مشخص شود که به چهار دسته زیر تقسیم سندی خواهد شد:
- اشخاص حقیقی
- اشخاص حقوقی ثبت شده در مراجع ثبت شرکت
- اشخاص حقوقی غیر از مراجعه ثبت شرکت
- شعبات شخصیت حقوقی مراجعه ثبت شرکت
حال باید نوع تقویم سال مالی و شروع آن را به طور دقیق مشخص کنید. شروع سال مالی باید طبق سال، ماه و روز درج شده در اساسنامه اشخاص حقوقی درج شده انتخاب شود.
پایان هر سال مالی پس از تعین شروع سال مالی به‌صورت خودکار محاسبه خواهد شد. حال افراد متقاضی باید تابعیت خود را مشخص کرده و شماره همراه خود را وارد کنند. باید در ثبت شماره همراه خود دقت کرد؛ زیرا تمامی مراحل پلمپ دفاتر قانونی به آن شماره ارسال میشود.
متقاضیان باید به طور دقیق مشخصات فردی خود را مطابق با کارت ملی وارد کنند. توجه فرمایید. در صورت یکسان نبودن اطلاعات، درخواست پلمپ دفاتر رد خواهد شد.
یکی از مهم‌ترین نکات که باید متقاضیان به آن توجه فرمایند این است که نام تجارت‌خانه بوده؛ زیرا با وارد کردن مواردی همچون شرکت، سازمان، مؤسسه و موارد مانند موارد این قسمت، باعث رد شدن درخواست شما میشود.
آدرس دقیق محل دریافت دفاتر بسیار مهم است؛ زیرا دفاتر که شما درخواست آن را ارسال کرده‌اید به این نشانی ارسال خواهند شد. به این دلیل باید در وارد کردن آدرس در این بخش به جزئیات آن دقت کنید تا از مشکل بعد آن جلوگیری شود.
ثبت اطلاعات اشخاص حقوقی
این مرحله تمامی اطلاعات شخص حقوقی را بر اساس اطلاعاتی که وارد شده نمایش داده خواهد شد. شما باید با دقت این اطلاعات را برای درخواست پلمپ دفاتر قانونی بررسی کنید و در صورت نداشتن مشکل، گزینه تأیید اطلاعات شخصیت حقوقی را بزنید.
ثبت اطلاعات اظهارنامه پلمپ دفاتر
در این بخش افراد متقاضی می‌توانند شماره پیگیری خود را مشاهده کنند. حال می‌بایست اطلاعات مربوط به هیئت‌مدیره و سمت تکمیل‌کننده اظهارنامه را در این بخش وارد کنید.
ثبت اطلاعات موسسه یا هیات مدیره سازمان
حال باید باتوجه‌به اشخاص حقیقی و حقوقی که می‌خواهند درخواست پلمپ دفاتر قانونی تجاری خود را بدهند باید اطلاعات لازمه را وارد کنند. حال پس از وارد شدن اطلاعات هر کدام از اعضای هیئت‌مدیره باید دکمه ثبت اطلاعات شخص را بزنید.
در این قسمت می‌بایست اطلاعات اشخاص با تابعیت ایرانی، با کد ملی یا شناسنامه و اطلاعات افراد تابعیت غیرایرانی با کد فراگیر ملی به‌صورت دقیق ثبت شود. برای درخواست کد فراگیر باید به سایت امور مالیاتی مراجعه نمود.
ثبت سمت های اعضای هیئت مدیره شرکت
در این قسمت باید سمت شخص و مدت تصدی آن مشخص شود. پس از تکمیل اطلاعات شخص در این بخش باید بر گزینه ثبت سمت شخص کلید کنید تا اطلاعات آن در سامانه وارد شود.
ثبت دفاتر مورد نظر
در این گام برای ارسال درخواست پلمپ دفاتر قانونی شرکت باید نوع دفتر متقاضی که شامل دفتر کل و دفتر روزنامه است تعیین شود. مقتضا باید علاوه بر تعیین نوع دفتر، تعداد برگ‌ها و جلدهای آن را معین کند. حال پس از درج اطلاعات باید بر گزینه ذخیره دفتر تقاضا کلید کنید تا به مرحله بعد وارد شوید.
تایید صحت اطلاعات
در آخرین گام باید از صحت اطلاعات خود مطمئن شوید و سپس آن را تأیید کنید. برای این کار باید گزینه تأیید اظهارنامه پلمپ دفاتر تجاری و مدارک مورد نیاز را بزنید. در این بخش، شخص متقاضی باید مدارک مورد نیاز خود را بسته به نوع شخص حقوقی و حقیقی باید ارسال کند.
بیشتر بخوانید: استقرار حسابدار
دفتر کل با دفتر روزنامه چه تفاوتی دارد؟
دفاتر روزانه یکی از اصلی‌ترین دفاتر قانونی است که متقاضیان حقیقی و حقوقی جهت پلمپ دفاتر قانونی به آن نیاز دارند. هر شرکت یا بازرگانی باید هر روز تمامی مطالبات، خرید و فروش، بدهی‌ها، مبادله‌ها و معاملات خود را همراه با اسناد بازرگانی که شامل خرید و فروش، ضمانت و پشت‌نویسی است در آن وارد شود.
علاوه بر این موارد اشخاص باید همه واردات و صادرات و هزینه‌هایی برای خرج و مخارج شخصی خود برای رسیدگی به امور شرکت خود را باید در این دفاتر ذکر کنند. این دفاتر به دو نوع دفتر روزنامه عمومی و دفتر روزنامه اختصاصی تقسیم می‌شوند.
فرق دفتر کل با دفتر روزنامه این است که دفتر کل جز زیرمجموعه دفاتر روزنامه اختصاصی قرار می‌گیرد. در دفتر کل تمامی عملیات مالی ثبت میشود و در دفتر روزنامه انتقال خواهد یافت.
قابلیت مهم دفتر کل این است که شما می‌توانید باتوجه‌به نحوه نگارش خود، صورت‌های مالی و مانده‌حساب‌ها را به دست بیاورید. هر حساب به‌صورت جداگانه در دفتر کل وجود دارد که هر بازرگانی باید تمامی معامله‌های خود را حداقل یکبار از دفتر روزنامه استخراج کند و به معاملات آن هفته آن را مربوط کند تا در صفحه مخصوص آن دفتر کل به‌صورت خلاصه درج شود.
انجام پلمپ دفاتر قانونی تجاری
یکی از مهم‌ترین و ابتدایی‌ترین اقدامات هر کسب‌وکار پلمپ دفاتر قانونی است. این کار برای انجام قانونی و شفافیت تکالیف مالیاتی انجام میشود. متقاضیان حقوقی و حقیقی می‌توانند با ارائه مدارک مورد نیاز و ثبت دقیق و درست درخواست پلمپ دفاتر، کار خود را بدون مشکل جلو ببرند.