ثبت چک در حسابداری

آشنایی با انواع اسناد

چک‌ها یا اسنادی که شخص حقوقی یا حقیقی به ازای خدمات ارائه شده خود و به عنوان طلبکار از افراد دیگر دریافت می‌کند؛ اسناد دریافتنی نامیده می‌شوند.

در واقع مبلغ تعیین شده باید در تاریخ مشخصی به دریافت‌کننده چک برسد و در صورت عدم موجودی کافی در حساب، چک نیز عودت داده می‌شود.

اما نوع دیگری از اسناد نیز تحت عنوان اسناد پرداختنی وجود دارد. اسنادی که برای دریافت یک کالا یا خدمات ارائه شده از سوی یک شرکت برای افراد دیگر صادر می‌شود.

البته اصطلاح دیگری تحت عنوان حساب‌های دریافتنی نیز در حسابداری وجود دارد که کاملا متفاوت از اسناد دریافتنی می‌باشد.

در اسناد دریافتنی، فرد به دلیل بدهکاری خود اوراقی را به شرکت یا مجموعه‌ای که به آن بدهکار است، می‌دهد. اما در حساب‌های دریافتنی، واحد تجاری هیچ گونه اوراقی را تحویل نمی‌گیرد.

از این رو شانس وصول وجه در اسناد دریافتنی بیش‌تر از حساب دریافتنی است. اسناد دریافتنی نیز در دو نوع نزد صندوق و در جریان وصول نزد بانک قابل تقسیم‌بندی هستند.

فرآیندهای قابل انجام برای اسناد دریافتنی

با اسناد دریافتنی می‌توانید فرآیندهای مختلفی از جمله دریافت چک، نقد کردن آن، خواباندن چک به حساب بانکی، وصول چک، عدم وصول چک و برگشت آن و واگذاری اسناد دریافتنی به دیگران را انجام دهید.

توضیحات درباره ثبت چک در حسابداری

اگر در معامله‌ای چک رد و بدل شود، طبق اصول حسابداری این معامله از نوعی بدهی به نوع دیگر بدهی تبدیل خواهد شد. با این تفاوت که این بدهی با استفاده از چک به وجود آمده است.

بنابراین تا زمانی که چک را وصول و تسویه کند، بدهکار محسوب می‌شود. با پرداخت وجه مشخص شده برای چک، تسویه صورت می‌گیرد.

در واقع با دریافت چک، حساب پرداختنی به اسناد پرداختنی تغییر یافته و تا زمان پاس نشدن چک شخص بدهکار خواهد بود.

برای ثبت انواع چک در حسابداری باید ماهیت حساب‌ها در حسابداری را بشناسید و از طریق آشنایی با ویژگی‌های هر کدام، بدهکار و بستانکار را به درستی تشخیص دهید.

به چه صورت از چک استفاده می‌شود؟

این روز‌ها در انجام معاملات مختلف می‌توانید ببینید که استفاده از چک‌ها بیش‌تر از پول نقد صورت می‌گیرد. نکته قابل توجه این است که تا زمان پاس نشدن چک، فرد همچنان بدهکار محسوب می‌شود.

آیا در سیستم حسابداری شرکت‌ها چک‌های دریافتی از معاملات ثبت می‌شود؟

در سیستم حسابداری تمامی شرکت‌ها، نرم‌افزار چک و بانک وجود دارد که تمامی چک‌های دریافت شده از سوی مشتریان را باید در این سامانه‌ها ثبت کنند.

اسناد دریافتی شامل چه اسنادی می‌باشد؟

یک سازمان می‌تواند برای پرداخت وجه خدمات ارائه شده خود از مشتریان درخواست چک کند. همین چک‌های دریافت شده از مشتریان به دلیل طلبکار بودن سازمان، اسناد دریافتی نامیده می‌شوند.

در حقیقت اوراقی که پرداخت‌کننده تعهد می‌دهد تا مبلغ معینی را در زمان تعیین شده بپردازد، اسناد دریافتی هستند. این اسناد دریافتی در دو نوع کوتاه مدت و بلند مدت تقسیم می‌شوند.

چه مواردی باید در چک‌ها ثبت گردد؟

اسناد دریافتنی یا پرداختنی که همین چک‌ها هستند باید حاوی مشخصات دقیقی باشند تا بتوان آن‌ها را در دفاتر حسابداری ثبت کرد.

نام بانک و شعبه آن، تاریخ چک، شماره آن، مبلغ پرداختی در چک و نام شخص یا شرکت دریافت‌کننده چک از مهم‌ترین اطلاعاتی هستند که باید در چک‌ها ثبت شوند.

نقد کردن چک در سیستم حسابداری به چه صورت انجام می‌شود؟

نقد کردن چک به این معنی است که چک را نزد بانک برده و وجه آن را نقد می‌کنیم. ثبت سند نقد کردن چک به صورت زیر است:

– موجودی نقد و بانک / صندوق

– ثبت حساب‌ها و اسناد دریافتنی / اسناد دریافتنی نزد صندوق

در صورت واریز کردن وجه حاصل نقد کردن چک به حساب خود در بانک باید این مورد را هم در دفتر حسابداری ثبت چک ها، ثبت کنید. در این صورت بانک بدهکار و شرکت شما بستانکار خواهد بود.

بعد از نقد کردن چک باید مبلغ آن را وارد صندوق کنید که به صورت موجودی اسناد دریافتنی، نقدی و بانک و حساب‌ها در صندوق قابل ثبت است.

آیا در زمانی که چک به به حساب خوابانده می‌شود هم باید در سیستم حسابداری ثبت شود؟

بله، باید تمام اطلاعات ثبت شوند که شامل ثبت چک به حساب خوابانده نیز می‌شود. خواباندن چک به حساب به این معنی است که مبلغ آن را مستقیما در حساب خود واریز کنید و به صورت زیر ثبت می‌شود:

– ثبت حساب‌ها و اسناد دریافتنی/ اسناد دریافتنی در جریان وصول

– ثبت حساب‌ها و اسناد دریافتنی / اسناد دریافتنی نزد صندوق