تنخواه مبلغی است که در اختیار یک فرد مورد اعتماد در شرکت قرار داده می‌شود تا با مدیریت درست آن، از افزایش هزینه‌های جانبی و اضافی جلوگیری شود.
فردی که برای مدیریت هزینه‌های این امور لازم شرکت که گاهی به چشم نیز نمی‌آیند؛ انتخاب می‌شود؛ تنخواه دار نام دارد که در عبارتی به فعالیت تنخواه گردانی مشغول است.
اگر شما هم به خدمات حسابداری نیاز دارید، شرکت حسابداری آرمان ناب با ارائه خدمات مالی و حسابداری، خدمات مالیاتی، مشاوره حسابداری و … آماده یاری شما در این زمینه است. کافیست تا با ما تماس بگیرید.
هر شرکت و سازمانی در طول فعالیت کاری خود، باید به هزینه‌ها و بودجه‌ها توجهی اختصاصی داشته باشد تا با ضرر و زیان مواجه نشود.
معمولا همواره در همه‌ی شرکت‌ها هزینه‌های ریز و درشتی در طول سال وجود دارد که در ظاهر هزینه بسیار کمی هستند؛ اما در طول سال می‌توانند هزینه زیادی را در بر بگیرند.
به عنوان مثال خرید ملزومات اداری همچون خودکار، کاغذ یا حتی هزینه پست از جمله این هزینه‌های جزئی هستند که اگر به درستی مدیریت نشوند می‌توانند در پایان سال، بودجه سنگینی از شرکت را به خود اختصاص دهند.
ازاین‌رو امروزه در همه‌ی شرکت‌های سازمان یافته، زمانی که بودجه بندی امور سال انجام می‌شود؛ بخشی از آن را تحت عنوان هزینه تنخواه قرار می‌دهند تا در طول سال بتوانند هزینه‌های جزئی را با آن فراهم کنند.
این هزینه در حسابی جداگانه در اختیار فردی متخصص و مورد اعتماد در شرکت قرار می‌گیرد که لزوما به آن تنخواه دار یا تنخواه گردان گفته می‌شود و مسئولیت مدیریت این هزینه‌ها را بر عهده دارد.
تنخواه گردان چه وظایفی دارد؟
به طور کلی در تنخواه گردانی، به مدیریت هزینه‌های جانبی شرکت پرداخته می‌شود؛ اما این مدیریت با قاعده و قانون همراه است. به عنوان مثال شخص برای صرف هر هزینه‌ای باید ابتدا از مافوق خود دستور و تایید لازم را بگیرد. از جمله وظایف تنخواه گردان در شرکت می‌توان به موارد زیر اشاره کرد.
- تنخواه گردان باید اعتبار و بودجه مشخص شده را دریافت کند و سپس آن را به هزینه‌های ضروری از جمله خرید کالاهای لازم اختصاص دهد.
- جمع‌آوری مدارک همچون دریافت فاکتور و رسید و ثبت اسناد که ثابت می‌کنند هر هزینه به چه علتی صرف شده است؛ از واجبات تنخواه گردانی به شمار می‌رود. همچنین دریافت گواهی انجام خدمات و رسید کالاهای خریداری شده از جمله مدارک لازم این امور هستند.
- تنخواه گردان بایستی در تاریخ‌های مقرر شده، اسناد مالی را جهت بررسی به واحدهای حسابداری و مالی تحویل دهد.
- پیگیری و تحویل گزارش‌کار در جهت بهبود وضعیت هزینه‌ها از جمله وظایفی است که فرد تعیین شده بر عهده دارد.
- ثبت هزینه‌های مربوطه با ذکر تاریخ و امور انجام شده از مهم‌ترین اهداف تنخواه گردانی هستند که باید مورد توجه تنخواه دار قرار بگیرند.
- در صورتی که تمامی منابع اختصاص یافته صرف هزینه‌های جانبی نشود؛ مبلغ باقی مانده بایستی به حساب سازمان عودت داده شود.
- در صورت وجود مغایرت در پایان ماه در هزینه‌ها، تهیه صورت مالی برای آنها ضروری به شمار می‌رود.
موارد گفته شده از جمله امور ضروری برای بهبود وضعیت تنخواه در هر سازمان به شمار می‌روند که بایستی با دقت انجام شوند.
تنخواه دار کیست و چه وظایفی دارد؟
در تعریفی ساده، تنخواه دار کسی است که امور مربوط به تنخواه گردانی شرکت یا یک سازمان را برعهده دارد و وظایف این سمت را به درستی انجام می‌دهد. این سمت شغلی در شرکت‌ها و سازمان‌ها از حساسیت بالایی برخوردار است.
به همین علت فردی که برای آن انتخاب می‌شود؛ علاوه بر آنکه باید مورد اعتماد و درستکار باشد؛ بایستی مورد تایید تمامی هیئت مدیره شرکت نیز قرار بگیرد. همچنین وی باید از شرایط لازم همچون داشتن مدرک تحصیلی حداقل دیپلم و سابقه کار مفید در زمینه کارپردازی برخوردار باشد.
با آنکه وظایف تنخواه دار در هر شرکت با توجه به سیاست‌های تنخواه گردانی آن تقسیم‌بندی می‌شود؛ اما بسیاری از مسئولیت‌های کلی آنها مشترک است.
به عنوان مثال کاهش حجم عملیات پرداخت از جمله نقدی یا بانکی، کنترل و نظارت بر وجوه نقدی و همچنین پرداخت آسان و سریع هزینه‌ها از مهم‌ترین اهداف تنخواه گردان‌ها در شرکت‌ها به شمار می‌روند. به همین علت وظایف آنها با توجه به این موارد و دیگر هدف‌های سازمان تعیین می‌شود.
لازم به ذکر است که در اغلب شرکت‌ها و موسسات، تنخواه دار تنها وظیفه پرداخت هزینه، دریافت رسید و ثبت فاکتور و سند را برعهده دارد و انجام وظایفی همچون خرید یا تحویل کالا بر عهده وی نخواهد بود.
دفتر تنخواه گردان چیست؟
برای آنکه مدیریت تنخواه به درستی انجام شود؛ تنخواه گردان موظف است تمامی عملیات دریافت و واریز مربوط به کار خود را با ذکر تاریخ و اطلاعات مربوطه در دفتری مشخص شده به عنوان دفتر تنخواه گردان درج کند. این دفتر اسناد مربوط به این زمینه را شامل می‌شود و جزو مهم‌ترین اسناد یک شرکت به شمار می‌رود.
معمولا در دفتر تنخواه گردان هزینه‌های دریافتی و پرداختی ثبت می‌شوند. تنخواه دار بایستی وجوهی که از سازمان دریافت می‌کند را به همراه تاریخ و به ترتیب و مبلغ دقیق دریافتی در دفتر ثبت کند. همچنین ذکر مشخصاتی از جمله چک یا اسناد مربوط به امور مالی نیز در دفتر تنخواه گردان ضروری محسوب می‌شود.
علاوه بر مبالغ دریافتی، پرداخت هزینه‌های تنخواه گردانی نیز باید با ذکر دقیق مشخصات در دفتر مربوطه ثبت شوند. جمع‌آوری مستندات مربوط به هزینه‌های صرف شده و شماره سند آنها از جمله مواردی هستند که در ستون مخصوص پرداختی‌ها قرار می‌گیرند.
تنخواه گردان چه مزایایی دارد؟
تنخواه دار ریزترین تا بزرگ‌ترین هزینه‌ها را در دفتر خود ثبت می‌کند. ازاین‌رو مدیریت و نظارت بهتری بر عملکرد، واریز‌ها و پرداختی‌ها دارد. از جمله مزیت‌هایی که تنخواه گردانی برای یک شرکت به ارمغان می‌آورد؛ می‌توان به موارد زیر را نام برد.
· پرداخت سریع و آسان
زمانی که در یک شرکت قرار باشد عملیات پرداختی توسط حسابدار آن انجام شود؛ نیازمند طی مراحلی از جمله بررسی مافوق، تایید مدیرعامل و غیره اشاره کرد که معمولا زمان‌بر خواهند بود.
فرض کنید بخواهیم هزینه پیک را که کالاهای مورد نظر را تحویل می‌دهد با حسابدار پرداخت کنیم. مسلما روند پرداخت طولانی و سخت خواهد شد در حالی که هزینه آن بسیار کم است.
در این هنگام تنخواه گردان با دریافت تنخواه از شرکت، پرداخت این هزینه‌ها را برعهده می‌گیرد و به راحتی و در کمترین زمان ممکن آنها را انجام می‌دهد.
· کاهش عملیات حسابداری
عملیات حسابداری پیچ و خم زیادی دارند. حال فکر کنید بخواهید در این مسیر طولانی و پیچیده هزینه‌های ریز و درشت جانبی را بگنجانیم!
در این صورت یک حسابدار باید تمام روند حسابداری را برای خرید کالاهای بسیار کوچک همچون چند خودکار یا یک بسته کاغذ انجام دهد و قطعا کار آن بسیار سنگین و دشوار خواهد بود. تنخواه گردانی با قبول مسئولیت هزینه‌های جانبی، کمک بزرگی به کاهش حجم کاری حسابدار شرکت خواهد کرد.
· بهبود کنترل و مدیریت وجوه نقد
نقدینگی و گردش وجه نقد در شرکت، یکی از مهم‌ترین موضوعاتی است که مورد توجه قرار می‌گیرد. هنگامی که حساب نقدینگی یک سازمان توسط تنخواه از حساب اصلی ان و صندوق جدا می‌شود؛ ناخودآگاه کنترل شرکت بر روی وجوه نقود افزایش پیدا می‌کند و دسترسی به آن راحت‌تر خواهد بود.
تنخواه گردان چگونه به اسناد رسیدگی می کند؟
تنخواه دار رسیدگی به اسناد را به دو صورت قبل از پرداخت هزینه و پس از پرداخت آن انجام می‌دهد. در روش قبل از پرداخت هزینه، مبلغ مشخصی از جانب شرکت به حساب مشخص شده شرکت برای تنخواه گردان واریز می‌شود.
بعد از آنکه خریدهای لازم انجام شد. تنخواه دار فاکتورها و رسیدهای مربوط به خرید کالا و انجام خدمات را به حسابداری تحویل می‌دهد و سپس حسابدار مبلغ مذکور را از حساب تنخواه گردانی کسر می‌کند.
در روش پس از پرداخت، ابتدا تنخواه گردان از حساب شخصی خود به پرداخت هزینه‌های مربوط به خرید و خدمات می‌پردازد و سپس با ارائه اسناد و مدارک هزینه‌های صرف شده به حسابداری، هزینه کل را از شرکت دریافت می‌کند.
وظایف صندوقدار با تنخواه گردان چه تفاوتی دارد؟
از آنجایی که ماهیت حساب تنخواه گردان و صندوقدار بسیار به یکدیگر شبیه است؛ افراد زیادی روند کاری آنها را یکی می‌دانند. در صورتی که این دو سمت در شرکت از وظایف متفاوتی برخوردار هستند و روند کاری آنها از یکدیگر مجزا است.
هم در عملیات تنخواه گردانی و هم در عملیات مربوط به صندوقدار، ردپای پرداختی هزینه‌ها دیده می‌شود. با این تفاوت که پرداخت‌های مربوط به صندوق بایستی روزانه به ثبت برسند؛ در حالی که تنخواه گردان در زمان واریز هزینه‌ها، آنها را ثبت می‌کند.
همچنین پرداخت‌های مربوط به حساب تنخواه محدوده‌ی مشخصی دارند و از قبل پیش‌بینی می‌شوند؛ اما معمولا پرداخت‌هایی که توسط صندوقدار انجام می‌گیرند، از محدودیت مشخص و معینی برخوردار نیستند.
انواع روش های تنخواه گردانی کدامند؟
تنخواه دار برای عملیات‌های مربوط به تنخواه گردانی، می‌تواند از دو روش ثابت و متغیر کمک بگیرد. در روش ثابت، تنخواه گردان به صورت ماهیانه مبلغ مشخصی را با تایید مدیر امور مالی و طبق آیین‌نامه‌ها برای هزینه‌های شرکت دریافت می‌کند.
سپس بعد از خریدهای مورد نیاز شرکت در زمان تعیین شده، فاکتورهای آنها را به حسابدار تحویل دهد. همچنین در این روش خلاصه تنخواه گردان باید گزارشی از عملکرد ماه ارائه دهد.
در روش متغیر مبلغی مشخص که سقف آن توسط مدیران شرکت تعیین می‌شود در اختیار تنخواه گردان قرار می‌گیرد. در آخر هر ماه تنخواه دار علاوه بر رسید پرداخت‌ها و اسناد مربوط به هزینه‌های صرف شده، باید مبلغ باقی مانده تنخواه را نیز به حسابدار تحویل دهد.
تنخواه گردانی چه تاثیری بر کسب و کار می گذارد؟
امروزه بهره‌گیری از تنخواه در بسیاری از کسب و کارهای موفق دیده می‌شود. چرا که تنخواه گردان با وظایفی که دارد؛ در راستای کاهش حجم کاری حسابدار قدم بر می‌دارد و با افزایش سرعت پرداخت هزینه‌های جانبی، روند کار را بهبود می‌بخشد.
همچنین تنخواه گردانی باعث مدیریت بهتر بر بخشی از امور مالی شرکت می‌شود و می‌تواند از صرف هزینه‌های اضافی نیز جلوگیری کند. ازاین‌رو امروزه به عنوان یکی از حیاتی‌ترین عامل‌های یک موسسه به شمار می‌رود.